项目管理七杯茶
项目管理七杯茶
- 书名：《项目管理七杯茶》
- 作者： 夸克商学院
- 概要：治大国若烹小鲜，以喝茶做类比；阐述了项目管理的七个关键过程
这本书讲了什么
有时候我们做的工作如同一份刚刚及格的答卷，没有明显错误，但同样没有值得嘉奖的地方
第一杯茶：启动茶
”开始“不是做出来的，是说出来的
重点：背景分析、界定项目目的与目标、描述项目范围
意义：书面确立项目正式施行
成果判定：项目计划书
项目计划书
项目启动会不仅决定了项目的大轮廓，更重要的是传递一种氛围，标志项目正式施行。（仪式感）
项目计划书要点
- 项目背景
- 描述工作项目的提出原因、环境背景、优势及劣势分析、项目运作的可行性、项目的独特与创新分析、项目最终要取得的效果等
- 项目目的与目标
- 项目原则
- 项目原则是对项目是否进行下去“是”与“非”的准则
- 管理原则，是针对工作项目管理方向的是非判断，也是定性标准
- 技术原则，是针对工作项目技术方向的是非判断，也是定量的标准
- 项目原则的设定，最有效防止了“失误”的产生
- 项目原则应该个性鲜明，要摒弃“假、大、空”的原则
- 项目原则相当于执行工作的“宪法”，只要违背了项目原则，工作就不能继续下去
- 关键路径图
- 任务列表
- 关键问题分析
- 项目组成成员及时间投入
目的与目标的区别
- 目的是工作应达到的最终效果，而目标是达到最终效果的阶段性量化指标。常见错误是把过程描述为目的。
SMART目标定义原则
- Specific
- Measurable
- Attainable
- Relevant
- Time-based
第二杯茶：路径茶
重点：拆分关键任务、量化考核标准
意义：书面明确工作进程路线图
成果判定：项目执行路径图
分解关键路径
项目目标确定之后，接下来就是确定执行那些工作要素来完成它
关键路径与非关键路径
里程碑的前置与后置
里程碑的描述
制定关键路径图：正推法和倒推法
配置最优路径
任务信物
路径优化六法
减少关键路径中的里程碑
调整路径排列，将串行变为并行
缩短早期任务
缩短最长任务
缩短最容易任务
缩短成本最少任务
第三杯茶：资源茶
重点：最小化预算、关键资源控制
意义：资金详细配给方案
成果判定：项目预算报表
需要控制的成本
成本管理主要包括项目预算和成本使用监控两大方面
常见项目成本有:
- 人工成本
- 材料成本
- 分包成本
- 设备成本
- 差旅成本
跟踪成本绩效成果
名词
- 累计预算成本
- 累计实际成本
- 盈余量=每项任务预算成本*完工比率
- 累计盈余量
三个常用跟踪指标
- 成本绩效指数=累计盈余量/累计实际成本
- 成本差异=累计 盈余量-累计实际成本
- 预测完工成本=总预算成本/成本绩效指数
理性的成本控制方法
- 分析成本绩效，确定哪个任务模块需要采取纠正措施
- 研究决策采取哪些纠正措施
- 修正项目计划书，包括工期和成本预算，或者加入临时修正计划
- 成本差异负值最大的任务模块给予最高纠正优先级
第四杯茶：时间茶
重点：合理安排执行时间、滞后与提前时限处理、加班计划
意义：明确执行时限节点
成果判定：执行时间甘特图
学生综合征：人类倾向于浪费 时间的习惯，被称为学生综合征。正常人倾向于不由自主的拖延时间，尽可能拖延至最后的时刻
帕克森定律：工作总是拖延到它所能够允许最迟完成的那一天
“不对称信息理论“研究有一个有趣现象：提前完成工作的人不会受到奖赏，反而会得到惩罚
项目时间控制流程图
到底该不该加班
对于高度不确定任务的工期预算，要通过三个维度进行计算：
乐观时间(Optimistic Time，To),
最可能时间(Most like Time,Tm)
悲观时间(Pessimistic Time,Tp)
期望工期
Te=(To+4Tm+Tp)/6
加班的斜率
第五杯茶：人员茶
重点：项目经理权责界定、沟通与跨部门协作、明确项目团队成员责权利
意义：人力资源调配原则
成果判定：RACI责任矩阵图
效率的来源
提高项目团队的工作效率，至少需要两种要素的相互配合，即职业的项目经理人和训练有素的项目团队成员
项目经理人8种管理素养
- 责任心与使命感
- 分析与解决问题的能力
- 领导能力
- 沟通能力
- 优先顺序设置能力
- 计划能力
- 团队精神
- 创新能力
有效授权
项目团队
项目团队四种状态
- 合作
- 震荡
- 信任
- 活力
RACI责任矩阵
- Responsible：执行人，实际做事的人
- Accountable：责任人，就是对项目结果负责的人，只有经过他同意，项目才能在关键环节得以进行
- Consulted：咨询人，在决策之前必须被征求意见的人，他的意见可以左右决策是否被执行，但最终需要责任人确认
- Informed：告知人，采取行动取得结果必须给告知的人，也是检验，评价结果的人，在执行过程中却不必向他征询意见
一个成功的项目经理人，并不是项目工作的监督者，而是通过执行工作，训练带领出一班素质过硬的团队，然后做出非同寻常的成绩。
第六杯茶：风险茶
善泳者溺于水
重点：衡量内外部风险、有效规避风险、紧急预案
意义：最大可能避免节外生技
成果判定：内外部风险控制计划书
常见风险发生时期
在项目执行周期中，风险与机遇是动态变化的
常见的项目风险
- 战略风险
- 财务风险
- 技术风险
- 商业风险
- 法务风险
- 人事风险
- 执行风险
项目风险定性分析
- 有警告信息风险
- 有警告信息风向
故障树、风险树、鱼骨图
德尔菲法、专家会议法、情景分析法
项目风险定量分析
进行定量分析，找到项目风险系数
几种风险规避方法
- 风险规避：放弃使用有风险的项目资源、项目技术、项目方案等
- 风险遏制：遏制项目风险引发原因
- 风险转移
- 风险化解
- 风险容忍
风险识别、风险监控、风险应对、风险归档
第七杯茶：收尾茶
重点：成果评估准则、项目归档文件
意义：让有益的经验不断复制
成果判定：项目档案
将项目执行的过程、遇到的问题、面临的风险、克服的办法、判定的标准等整理成文档，以备日后工作参考
可以这样说，我们的所有工作都是为了获取如何得成果的档案，这是我们的最高目标，直至同类工作成功的概率为100%
项目终止类别
- 绝对式终止
- 解散式终止
- 独立式终止
- 溢出式终止
项目结束双要素
项目评估
项目存档模板
- 项目绩效档案
- 管理绩效档案
- 组织绩效档案
- 团队绩效档案
- 技术标准档案
- 边际效益档案
文档参考
项目变更确认函
- 项目名称、项目编号、项目经理、项目类型
- 变更前后、变更原因
项目结束确认函
项目名称、项目编号、项目经理、项目类型
已达成目标
项目成果
启动日期、实际完成日期、 项目成本、人力成本
项目总结
- 项目名称、项目编号、部门、项目经理
- 项目背景
- 项目目的
- 项目成果与结论
- 核心发现
- 存在问题
我的理解
作者以茶类比项目管理，将项目管理的关键过程使用比较通俗的方式进行讲解，相比PMBOK没有那么枯燥。在应用到自己的项目中时要结合实际情况，对我来说最有用的三个工具是，smart目标定义原则，不确定工期任务管理以及raci责任矩阵。而风险管理中讲到的风险定量分析则很难应用，主要是因为风险系数评估没有适合自身评估模型可用，有待探索总结。